Kế hoạch tiếp nhận Nhân Viên Mới

Giới thiệu Nhân viên mới với toàn bộ Cty.

            Một trong những vai trò quan trọng nhất của bạn là làm sao đảm bảo nhân viên mới cảm thấy được chào đón và hòa đồng vào với Công ty ngay khi bắt đầu. Một nhiệm vụ khó khăn mới và những cư xử không thân thiện sẽ là nguyên nhân khiến họ cảm thấy căng thẳng và lo lắng. Tài liệu hướng dẫn này sẽ giúp bạn hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập vào cộng đồng Cworld một cách tốt nhất. Với tư cách là một người giám sát, bạn sẽ là người có ảnh hưởng lớn nhất và ngay lập tức trong việc tạo nên một ấn tượng tốt ban đầu và môi trường làm việc cởi mở với Nhân viên mới. Làm cho Nhân viên mới cảm thấy được chào đón, cung cấp cho họ những thứ cần thiết, thông tin căn bản và trả lời những thắc mắc và quan tâm của họ là việc cần thiết và cần được chuẩn bị, lên kế hoạch kỹ lưỡng.

HÃY GIÚP HỌ TRỞ THÀNH NHỮNG NHÂN TỐ MỚI CHO SỰ THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY CHÚNG TA.

            Những ấn tượng sâu sắc sẽ đọng lại trong những ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới. Và tôi muốn những ấn tượng đó phải là những ấn tượng tốt nhằm tạo cho nhân viên mới cảm giác vinh dự khi được trở thành một phần của một tập thể đoàn kết và suất xắc.

            Chất lượng của kế hoạch hướng dẫn nhân viên mới phản ánh toàn diện về Bộ phận Nhân sự của bạn và cả Công ty. Tài liệu hướng dẫn này sẽ cũng cấp những bước hữu ích để đảm bảo rằng nhân viên mới được tuyển của bạn sẽ bắt đầu công việc tại Netus một cách tích cực. Khẳng định đây là một quy trình chứ không phải là một sự kiện trong phút chốc, vì vậy bạn sẽ cần phải sát cánh cùng Nhân viên mới trong những tháng quan trọng đầu tiên bắt đầu công việc. Một kế hoạch Tiếp nhận chi tiết và khả thi sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho cả Nhân viên và bộ phận của họ. Thời gian đầu tư ban đầu này sẽ mang lại những lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

            Sử dụng những thông tin sau như là bản hướng dẫn. Sẽ có một số đầu việc không phải của bạn hoặc bộ phận bạn. Nhưng bạn có trách nhiệm theo dõi và đảm bảo tất cả những đầu việc đó phải được hoàn thành. Xin nhớ rằng, Nhân viên mới sẽ bị cuốn hút bởi một biển những thông tin mới, vì vậy hãy dạy họ những điều cơ bản trước. Vì vậy hãy cố gắng cụ thể và chi tiết kế hoạch của bạn.

Lập kế hoạch cho Nhân viên mới của bạn.

Trước khi Nhân viên mới của bạn bắt đầu làm việc, hãy tập trung vào xây dựng một kế hoạch cho sự gia nhập của họ. Sau đây là danh sách những công việc bạn cần hoàn thành trước khi Nhân viên mới có ngày làm việc đầu tiên:

·    Lựa chọn vị trí và không gian làm việc hợp lý cho Nhân viên.

·    Sắp xếp những công cụ làm việc cần thiết, ví dụ: điện thoại, máy tính, email, tài khoản đăng nhập....

·    Chuẩn bị những đồ văn phòng cần thiết phòng khi họ yêu cầu (trong đk cho phép).

·    Xác định rõ bạn muốn Nhân viên mới làm gì và vạch rõ những tiêu chuẩn chấp nhận về hiệu quả làm việc.

·    Lên KH một số công việc hợp lý sẽ giao cho nhân viên mới trong những ngày đầu. Đây là phần rất quan trọng của toàn bộ quy trình

·    Xác định những đồng nghiệp hướng dẫn, và nên: 

• Xem xét lại về nội dung hướng dẫn với người phụ trách.
• Đảm bảo rằng người đó đã sắp xếp thời gian cho việc đào tạo Nhân viên mới và đây coi như là một công việc của họ.

Hòa nhập với Bộ phận.

            Một công cụ rất quan trọng là Bản Danh sách theo dõi những công việc và công đoạn cần làm trong quá trình hướng dẫn nhân viên mới. Bản Danh sách này sẽ giúp người phụ trách theo dõi được là cần phải làm những gì, đã làm những gì và còn gì phải làm trong quá trình tiếp nhận và hướng dẫn một nhân viên mới. Các hoạt động có thể bao gồm:

• Giới thiệu về thành viên trong bộ phận
• Tour vòng quanh khu làm việc (xem chi tiết bên dưới)
• Dùng bữa trưa với người quản lý và nhân viên trực tiếp hỗ trợ đào tạo.
• Trao đổi về mục đích làm việc của nhóm, phương châm và chính sách hướng tới KH,....
• Bàn giao thiết bị và chìa khóa (nếu có)
• Lưu ý về an toàn nơi làm việc (điện, nước, an ninh), thời tiết,...
• Trao đổi về quy tắc trang phục nơi làm việc, giờ làm việc, giờ nghỉ trưa, người cần xin phép khi nghỉ đột xuất.
• Hướng dẫn về cách sử dụng cơ bản của những thiết bị hiện có (điện thoại, máy tính, mail, hệ thống văn bản, máy in, thông tin,... Giới thiệu về Website của công ty như một nơi để tham khảo thông tin hữu ích, lưu ý về những chính sách và quy định khác.
• Trao đổi về những nội dung và mô tả công việc cần thiết (bản mô tả công việc), hiệu quả công việc sẽ được đánh giá như thế nào.
• Trảo đổi về lịch trả lương, lịch nghỉ, chính sách làm thêm giờ, phụ cấp (nếu có)
• Quy trình đào tạo, kiểm tra và đánh giá.

Đào tạo lý thuyết.

• Đào tạo chuyên môn về sản phẩm, thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, xu hướng, thế mạnh, mục tiêu.
• Kỹ năng bán hàng: trực tiếp và qua điện thoại, giới thiệu về các công cụ bán hàng cần thiết,
• Phần mềm phục vụ công việc: outlook, CRM, file quản lý thông tin,
• Kỹ năng làm việc: cách sắp xếp công việc, tính chủ động, cách lập kế hoạch làm việc
• Hãy coi như là họ biết rồi? chỉ đào tạo những gì chuyên môn, rồi để họ tự phát huy khả năng triển khai, đánh giá, rút kinh nghiệm.

Đào tạo thực tiễn.

• Giao công việc cụ thể (đặc trưng và vừa sức), thông báo thời điểm đánh giá.
• Đánh giá lại những kiến thức cần được đào tạo và lịch cụ thể. Thông báo lại với những người có liên quan để sắp xếp thời gian.
• Đi thực tiễn, giới thiệu với đối tác: Vụ, Tuyết nga, Vsion, một số KH...
• Theo sát Nhân viên mới để thường xuyên kiểm tra tiến độ và tạo cơ hội trao đổi mở và trả lời những vấn đề thắc mắc.
• Làm thành văn bản quy trình đào tạo và kế hoạch đào tạo.

Đánh giá Hoạt động

• Trong suốt giai đoạn quan trọng này, lên lịch thường xuyên cho những buổi đánh giá hiệu quả công việc chính thức và cả không chính thức. Nó giúp đưa Nhân viên mới theo đúng mục tiêu mong muốn và lịch thời gian cụ thể để bạn chủ động sắp xếp.
• Tham khảo ý kiến đánh giá của những bộ phận khác (ý thức, khả năng)

Phát triển kỹ năng nâng cao.

• Trao đổi về những kỹ năng cần thiết trong những môi trường chuyên nghiệp.
• Trao đổi về những cơ hội để phát triển kỹ năng cá nhân của công ty.
• Lên danh sách những kỹ năng nâng cao cụ thể cần được đào tạo.

Danh sách theo dõi (Bộ phận)

Những công việc cần trao đổi trong thời gian đầu: (đánh dấu khi đã hoàn thành)

TRƯỚC HẾT CẦN LƯU Ý VỀ CHÍNH SÁCH CỦA CÔNG TY VỚI MỖI NHÂN VIÊN MỚI

Quy định nơi làm việc:	Trình độ chuyên môn:
____thông báo khi ốm ____đi muộn ____giờ giấc/thay đổi theo mùa ____đặc điểm khí hậu ____xin về sớm ____đơn xin nghỉ ____chấm công	____trang phục công sở. ____điện thoại cá nhân và Khách riêng ____tiêu chuẩn và vai trò của dịch vụ KH ____chính sách giám sát nội bộ ____tăng cường chuyên môn ____bảo mật
Thiết bị và tài sản sử dụng:	Chức năng của phòng:
____máy tính, phần mềm, tài khoản đăng nhập, máy chủ, mạng ____số điện thoại và quy cách trả lời điện thoại. ____quy định về việc sử dụng thiết bị, vật dụng và tài sản	____người chịu trách nhiệm khi không có quản lý          (cung cấp danh sách điện thoại) ____quy trình làm việc và hướng dẫn. ____phối hợp làm việc trong bộ phận và trong công ty.
An ninh và an toàn:	Thông tin cá nhân:
____trườn hợp hỏa hoạn, vị trí của bình chữa cháy, cách sử dụng ____ra vào tòa nhà ____an ninh nơi làm việc ____quy định an ninh khi hết giờ làm. ____tai nạn và cấp cứu	____thông tin liên lạc khi khẩn cấp. ____ăn uống, nghỉ ngơi, cơ sở hạ tầng ____WC policy ____hút thuốc và chất kích thích ____bảo quản cá nhân.
Trông đợi:	CSVC và cộng tác viên:
____trách nhiệm của nhân viên ____mong đợi của quản lý ____tóm tắt nhiệm vụ công việc	____gặp gỡ cộng tác viên ____Tour CSVC ____Hình ảnh và bộ mặt công ty khi làm việc ____nhà cung câp, đối tác ____bãi đỗ xe

Vấn đề cần trao đổi trong tuần làm việc thứ hai:

Phụ cấp:	Cách sử dụng thiết bị:
_____hệ thống phụ cấp _____thêm giờ _____thời gian trả lương	____cách bảo trì và sử dụng ____điện thoại đường dài và di động ____in ấn và pho to, fax
Chức năng của phòng:	Những kỳ vọng trong công việc.
____chính sách và quy trình ____tiêu chuẩn, mục tiêu và mục đích ____biểu mẫu và báo cáo ____Lịch họp hàng tuần và quy định tham gia ____cách quản lý giám sát ____nhiệm vụ công việc của những người khác. ____kế hoạch nghỉ ____công tác và tạm ứng ____thông tin liên lạc của QL	____thời kỳ thử việc ____tiêu chuẩn và đánh giá hiệu quả công việc ____độc lập, tự học và nhu cầu đào tạo ____lịch đào tạo chi tiết ____xung đột về lợi ích và công việc cá nhân ____quan hệ đối tác và phạm vi ____làm việc tập thể
Kỹ năng chuyên sâu:	Khác:
____môi trường chuyên nghiệp, phong cách chuyên nghiệp. ____cơ hội phát triển kỹ năng cao cấp ____đào tạo về máy tính ____kế hoạch đào tạo trong tương lai.	____mail ____xem xét lại ngân sách và quỹ phòng ____trách nhiệm cá nhân